Caso de Éxito - Jaime Torres
Empresa ubicada en Bogotá Colombia, dedicada a prestar servicios de procesamiento de información cíclica y masiva a nivel nacional. Dentro de sus servicios principales cuenta con un convenio con Asopagos para el intercambio con otros operadores y con los bancos del sistema, permitiendo a empresas y trabajadores independientes efectuar la declaración y pago de seguridad social (PILA).
Finalizó con éxito la implementación de sus procesos básicos usando SmartERP/Idempiere con SmartJSP como aliado estratégico en consultoría e Implementación
Solución: SmartERP
En este proyecto integramos en un mismo ambiente 100% WEB los procesos de facturación avanzada de servicioss, los procesos operativos, administrativos, financieros y contables, nomina, presupuesto, activos fijos y planilla integrada; reemplazando mas de 4 sistemas aislados, cumpliendo estándares mundiales, desarrollando habiliades de autonomia en operación y personalización y con posibilidad de escalabilidad en el tiempo.
Durante nuestro plan de implementación, entrenamos a los usuarios operadores, funcionales y técnicos para trabajar de forma autónoma y con soporte interno permitiendo contar con una herramienta que evoluciona con la empresa y el negocio sin dependencias de proveedor.
| SITUACIÓN INICIAL |
LOGROS ALCANZADOS |
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- Sistemas aislados:
Registro de la Contabilidad
Almacén y control de Inventario
Bases de datos locales y archivos en Excel
Programa de Facturación
Programa de Activos Fijos
Procesos de interface para actualizar la información entre algunas de estas aplicaciones
La Información consolidada se podía obtener días o periodos posteriores mas no el global de la operación
- Áreas de la empresa trabajando de forma independiente y reprocesando información
- Datos y reportes no confiables
- Los inventarios se valorizaban para el registro contable mas la contabilidad de costos se realizaba a partir de archivos en Excel en otras áreas
- Cambios y diseños de reportes en las aplicaciones requerían altos costos y tiempos de espera
- Soluciones que funcionan local dependiendo de los equipos donde se encuentran instalados
- Reportes limitados en las aplicaciones
- Limitación para manejo de múltiples listas de precio
- Control y registro en hojas electrónicas
- Deficiencia en los procesos de seguridad
- Registro y control manual de los procesos derivados de facturación
- Las personas debían aprender a utilizar mas de una herramienta para su trabajo del día a día
- Procesos que requerían autorizaciones se realizaban telefónicamente o vía mail lo que generaba retrasos en las operaciones
- Por el numero de aplicaciones aisladas, se duplicaban esfuerzos e información
- Control y registro manual de los procesos derivados de la implementación de NIIF como depreciación de activos fijos y notas de ajustes
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- Única solución integrada ERP (sistema administrativo, financiero y contable) con la integración de presupuesto, nomina, activos fijos y diferentes metodos de facturación con trazabilidad de todas las transacciones permitiendo la consulta y toma de decisiones en tiempo real
- Procesos Integrados eliminando el registro directo en bases de datos locales y en Excel
- Áreas de la empresa trabajando de forma integrada y colaborativa, optimizando tiempos en sus labores del día a día
- Se implementaron 9 tipos diferentes de facturación que realiza la empresa en sus procesos del día a día
- Base de datos centralizada con información confiable
- Gestión efectiva de inventarios y detalle de costos
- Autonomía para modificar y personalizar los reportes por usuarios de la empresa que fueron capacitados
- Soluciones 100% Web que permiten operar 7*24 y desde cualquier lugar del mundo
- Reportes Ilimitados de las operaciones que se realizan en el sistema. 5 motores de reportes que permiten diseñar y modificar de acuerdo a las necesidades de los usuarios
- Manejo ilimitado de listas de precios
- Seguridad integrada por roles + usuarios y con máximo control a nivel de: documentos, operaciones, compañías, datos
- Sistematización de los procesos de facturación de servicios
- Una sola aplicación integrada que facilita los procesos de aprendizaje de los usuarios que ingresan a la empresa
- Flujos de trabajo (alertas, aprobaciones) y Gestión documental integrada.
- Procesos automáticos a partir de una transacción (contabilidad, registros NIIF, cartera, costos, inventarios entre otros)
- Solución multi-empresa, multi-idioma, multi-moneda cumpliendo estándares
- Auditoría Integrada
- Control y registro automáticos de los procesos derivados de la implementación de NIIF
- Integrados y actualización en tiempo real
- Depreciación de activos fijos – Fiscal y NIIF
- Ajustes fiscales
- Informes financieros y mucho mas...
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A nivel gerencial se evidenciaron las siguientes mejoras:
- Costos: La empresa Jaime Torres C y Cía, en los últimos años venia generando grandes inversiones en aplicaciones e infraestructura que no se ajustaba a las necesidades. Con nuestro modelo de negocio realizaron una inversión en los servicios que le generaban valor y les ayudaba a tener la autonomía que deseaban
Productividad: Todas las áreas incrementaron los indices de productividad gracias a tener una solución integrada que elimino los procesos duplicados y genera los reportes adecuados. El área de tecnología adopto la herramienta para soporte nivel 1 y 2 con autonomía de producto para informes, notificaciones, etc.
- Rentabilidad: Gracias a tener una única solución para todos los procesos de la empresa que generan información consolidada, la toma de decisiones y el control de los temas mejoro en sus tiempos permitiendo orientar los esfuerzos donde se requería incrementando la rentabilidad de la empresa.
Satisfacción: Los usuarios internos como del cliente Externo cumplen sus objetivos básicos y estan en proceso de optimziar sus procesos y operaciones con la nueva solución.
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