Caso de Éxito - ATA

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Empresa ubicada en Bogotá Colombia, dedicada a brindar soluciones enfocadas a mejorar la disponibilidad de la infraestructura critica para sistemas eléctricos, como subestaciones eléctricas; sus clientes principales: Grupo Enel (Codensa) y Grupo EPM

Finalizó con éxito la implementación de Idempiere/SmartERP en las funcionalidades de Solicitudes, Ordenes de trabajo, Gestión de Inventarios y Facturación, con SmartJSP como aliado estratégico en consultoría e Implementación

Solución: SmartERP

En este proyecto integramos en un mismo ambiente 100% WEB los procesos de gestión de solicitudes con escalamiento, notificación y flujos de trabajo, con Ordenes de trabajo, gestión de inventarios fijos y móviles en tiempo real, facturación de productos y servicios, de la empresa ATA Electric; reemplazando mas de 3 sistemas aislados, cumpliendo estándares mundiales y con posibilidad de escalabilidad en el tiempo.

Durante nuestro plan de implementación, entrenamos a los usuarios operadores, funcionales y técnicos para trabajar de forma autónoma y con soporte interno permitiendo contar con una herramienta que evoluciona con la empresa y el negocio sin dependencias de proveedor.

ATA
SITUACIÓN INICIAL LOGROS ALCANZADOS

Sistemas aislados:

  • Registro de solicitudes
    Almacén y control de Inventario
    Bases de datos locales y archivos en Excel
    Programa de Facturación
    Programa de Programación de servicios
    Procesos de interface para actualizar la información entre algunas de estas aplicaciones
     
  • La Información consolidada se podía obtener días o periodos posteriores mas no el global de la operación
     
  • Áreas de la empresa trabajando de forma independiente y reprocesando información
     
  • Los inventarios se controlaban a partir de archivos en Excel sin tener en tiempo real los inventarios móviles (de las cuadrillas)
     
  • Cambios y diseños de reportes en las aplicaciones requerían altos costos y tiempos de espera
     
  • Soluciones que funcionan local dependiendo de los equipos donde se encuentran instalados
     
  • Los clientes principales solicitaban a ATA Electric contar con una solución web donde ellos puedan realizar seguimiento de sus casos
     
  • Datos y reportes no confiables
     
  • Reportes limitados en las aplicaciones
     
  • Control y registro en hojas electrónicas
     
  • Deficiencia en los procesos de seguridad
     
  • Registro y control manual de los procesos derivados de operaciones de las cuadrillas y procesos de inspección
     
  • Las personas debían aprender a utilizar mas de una herramienta para su trabajo del día a día
     
  • Procesos que requerían autorizaciones se realizaban telefónicamente o vía mail lo que generaba retrasos en las operaciones
     
  • Por el numero de aplicaciones aisladas, se duplicaban esfuerzos e información
     
  • Programación de cuadrillas de forma manual en archivos en Excel
  • Única solución integrada ERP (sistema administrativo, financiero y contable) con la integración de gestión de Inventarios, facturación, recepción y tramite de solicitudes, Ordenes de trabajo especializadas con trazabilidad de todas las transacciones permitiendo la consulta y toma de decisiones en tiempo real
     
  • Geolocalización de tareas, con integración a google maps, y gestión documental (fotos, reportes) integrados al ERP.
     
  • Procesos Integrados eliminando el registro directo en bases de datos locales y en Excel
     
  • Áreas de la empresa trabajando de forma integrada y colaborativa, optimizando tiempos en sus labores del día a día.
     
  • Gestión efectiva de inventarios fijos y móviles
     
  • Autonomía para modificar y personalizar los reportes por usuarios de la empresa que fueron capacitados 
     
  • Soluciones 100% Web que permiten operar 7*24 y desde cualquier lugar del mundo
     
  • Con usuarios restringidos se dio acceso a los clientes principales que lograran crear, consultar o actualizar sus solicitudes
     
  • Base de datos centralizada con información confiable
     
  • Reportes Ilimitados de las operaciones que se realizan en el sistema. 5 motores de reportes que permiten diseñar y modificar de acuerdo a las necesidades de los usuarios
     
  • Seguridad integrada por roles + usuarios y con máximo control a nivel de: documentos, operaciones, compañías, datos

    Sistematización de los procesos de inspección y ordenes de trabajo
     
  • Una sola aplicación integrada que facilita los procesos de aprendizaje de los usuarios que ingresan a la empresa
     
  • Flujos de trabajo (alertas, aprobaciones) y Gestión documental integrada.
     
  • Procesos automáticos a partir de una transacción 
     
  • Auditoría Integrada

    Funcionalidades avanzadas en las Ordenes de trabajo:
    Carga masiva de Solicitudes y Ordenes de Trabajo
    Escalamiento automatizado y manejo de multiples Estados en las ordenes de trabajo
    Programación y agendamiento de cuadrillas
    Integrados y actualización en tiempo real
    Actualización sincrónica y asincrónica
    Reportes especializados, manejo de anexos y mucho mas...
ATAATA

 

A nivel gerencial se evidenciaron las siguientes mejoras:

  • Costos: La empresa ATA Electric logro implementar las primeras fases de una solución ERP empresarial que cumple con estándares globales, con una inversión mínima y que le asegura el crecimiento de la misma con la empresa manteniendola tecnológicamente a la vanguardia y en mejora continua de sus procesos. Con nuestro modelo de negocio realizaron una inversión en los servicios que le generaban valor y les ayudaba a tener la autonomía que deseaban
     
  • Productividad:  Todas las áreas incrementaron los indices de productividad gracias a tener una solución integrada que elimino los procesos duplicados y que genera los reportes adecuados

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  • Rentabilidad: Al tener una única solución para los procesos de solicitudes, Ordenes de trabajo, gestión de inventarios y facturación, que generan información consolidada, la toma de decisiones y el control de los temas mejoro en sus tiempos permitiendo orientar los esfuerzos donde se requerían incrementando la rentabilidad de la empresa.
     
  • Satisfacción: Tanto del cliente Interno como del cliente Externo esta por encima de la meta inicial ya que perciben que la solución es una herramienta que les ayuda en sus procesos del día a día y el seguimiento continuo

 

ATA

 

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